Kisebb csapatokban gyakori, hogy a feladatok „úgy alakulnak ki” — mindenki azt csinálja, amire éppen ráér, vagy amiben a legjobb. Ez rugalmasnak tűnik, de van egy rejtett ára: senki nem tudja pontosan, mi az ő igazi felelőssége, és mi az, amit csak „besegít”.
A munka, ne a beosztás legyen a kiindulópont
Helyette érdemes leírni, milyen munkafolyamatok léteznek a cégben (pl. „ügyfélkapcsolat”, „számlázás”, „közösségi média”), és minden folyamathoz hozzárendelni egy fő felelőst — nem azért, hogy ő csinálja meg egyedül mindig, hanem hogy legyen egy pont, ahol a kérdések landolnak.
Írjátok le, ne csak beszéljetek róla
Egy rövid, egy oldalas dokumentum („ki miért felel”) sokkal többet ér, mint egy elfeledett szóbeli megállapodás. Nem kell bonyolultnak lennie — a lényeg, hogy visszakereshető legyen.
Rendszeresen nézzétek át
A felelősségek idővel elavulnak, ahogy a csapat nő és változik. Egy rövid, negyedéves átbeszélés elég ahhoz, hogy a struktúra kövesse a valóságot.
A cél nem egy rideg, bürokratikus szervezeti ábra — hanem egy egyszerű keret, amiben mindenki tudja, hova tartozik, és hol kérhet segítséget.